Ukraine is under siege following a full-scale military invasion by Russia on 24 February 2022

Для подачі заявки, на програму національних субгрантів ZMINA: Rebuilding,  корисним звернути увагу на поради та список типових помилок, які слід врахувати при подачі заявки.


Кроки для успішної подачі заявки

  1. Уважно перечитати умови оголошення, виділити для себе контрольні пункти (строки, як подаватися, умови технічного відбору, аспекти оцінювання, обов'язкові додатки, формат подачі документів тощо).
  2. Приділити увагу критеріям технічного відбору й подати заявку та документи (додатки) згідно до умов технічного відбору. Тут не зайвим буде зробити контрольну перевірку: чи дійсно усі умови технічного відбору Вами виконані. 
  3. Приділити увагу аспектам оцінювання й ознайомитися з питаннями оцінюватися та їх балами. При написанні заявки варто самостійно спробувати оцінити свою заявку за аспектами оцінювання. Таким чином Ви зможете самостійно перевірити, наскільки представлена Вами інформація в аплікаційній формі й бюджеті надає відповіді на питання у аспектах оцінювання.
  4. Також тут варто окремо передивитися бюджет і те, як він заповнений. Поля бюджету “обґрунтування” — це не просто поле для приміток. Це дуже важливе поле, де Ви якраз можете надати пояснення й обґрунтування необхідності даних витрат для проєкту. Також зверніть увагу, що у формі бюджету є розділ коштів за рахунок коштів субгранту та за рахунок коштів співфінансування. Усі стовпці мають бути заповнені. Співфінансування не є обов'язковим. У  разі відсутності співфінансування, треба зазначати нульові значення.
  5. Повторна вичитка підготовленої заявки та контроль. Написання грантової заявки — це кропітка робота. Кожен розділ та пункт готової заявки потрібно ретельно вичитати. Один із членів команди має контролювати правильність заповнення заявки. Це зменшить вірогідність помилок та ненадання інформації, що впливають на оцінювання Вашого проєкту.

Типові помилки щодо технічного відбору

Головна помилка — неуважність до умов технічного відбору заявок. Ці умови виконати насправді легко. Треба лише уважність. Бо не пройти технічний відбір, маючи гарний проєкт, буде дуже шкода.

Помилка: початок реалізації проєкту зазначено раніше, ніж будуть надані результати оцінювання. 
Як має бути: проєкт не може бути запланований до реалізації раніше листопада 2023 року. Фактичний початок реалізації проєкту буде з дати двостороннього підписання договору про надання благодійного субгранту. Для уникнення невірного трактування — не забувайте зазначати рік при зазначенні термінів. Наприклад: початок проєкту — листопад 2023 року.

Помилка: термін реалізації проєкту перевищує 6 місяців. 
Як має бути: термін реалізації проєкту не має перевищувати 6 місяців. Для уникнення невірного трактування — не забувайте зазначати рік при зазначенні термінів. Наприклад: термін реалізації проєкту: листопад 2023 року — квітень 2024 року

Помилка: не усі необхідні додатки завантажені до заявки на платформі. 
Як має бути: усі необхідні додатки мають бути завантажені. Перелік необхідних додатків зазначений в Детальних умовах

Помилка: необхідні додатки завантажуються у інших форматах, ніж визначено для даної хвилі відбору національних проєктів, або один документ завантажується не одним файлом, а кожною сторінкою окремо. 
Як має бути: необхідні додатки мають бути завантажені у відповідних форматах та кожен документ, що завантажується, має бути одним файлом. Перелік форматів зазначений в Детальних умовах. Але все насправді дуже просто: усі додатки (окрім бюджету) мають бути завантажені лише у форматі .pdf. Лише бюджет завантажується у форматі  .xlsx/.xls — без підпису. Якщо Вам треба завантажити 4 документи, то Ви завантажуєте 4 файли.

Помилка: замість потрібного документу завантажено щось зовсім інше. 
Як має бути: завантаженим має бути відповідний документ. Після завантаження, Ви можете перевірити, який саме документ Ви підвантажили, й завантажити потрібний.

Помилка: замість повного витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань подано виписку або неповний витяг. 
Як має бути: має бути завантажено ПОВНИЙ ВИТЯГ з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань. Інформація у повному витягу має бути актуальною. Ми зі свого боку також будемо звіряти надану заявниками інформацію з даними з ЄДР.

Помилка: суму субгранту подано з перевищенням максимально допустимої суми субгранту. 
Як має бути: сума субгранту не може перевищувати 10000 євро. Якщо заявником є ФОП або фізична особа, то сума субгранту не може перевищувати 8050 євро. Тут треба не плутати загальний бюджет проєкту з сумою субгранту. Загальний бюджет проєкту може бути вище 10000 євро. Наприклад, бюджет Вашого проєкту складає 11000 євро, де 10000 євро — це сума запитуваного субгранту, та 1000 євро — це співфінансування (обов'язково треба зазначати джерело даного співфінансування, як от: власні кошти, кошти іншого донора, кошти співфінансування від партнера тощо, інакше не буде зрозумілим як тоді буде фінансуватися проєкт).

Помилка: поля аплікаційної форми не містять необхідну інформацію. 
Як має бути: при заповненні аплікаційної форми, звертайте увагу на те, чи розкриває Ваша відповідь усю інформацію, що потрібна для даного розділу. Наприклад, у розділі “Команда проєкту (основні виконавці) з зазначенням ПІБ, ролі у проєкті, переліку основних обов’язків, відповідного досвіду” не забувайте про зазначення досвіду. Бо одним з аспектів оцінювання після проходження технічного відбору є команда проєкту: те, наскільки досвідченою є команда проєкту у реалізації проєктів, у тому числі у наданні описової та фінансової звітності? (максимально 10 балів).

Усі аспекти оцінювання зазначені в Детальних умовах

Помилка: на питання "На дату подачі заявки місцезнаходження Заявника значиться на не окупованій території" — вказано відповідь "ні". Це означає, що Заявник знаходиться на окупованій території, що не є допустимим. 
Як має бути: всі Заявники та їх партнери, які не перебувають на окупованій території, погоджуються з твердженням: "так, значиться на не окупованій".

Помилка: подані непідписані документи (лист гарантія, Статут тощо). 
Як має бути: лист-гарантія має бути підписана керівником організації, що подає заявку, також треба проставити печатку (за наявності печатки). Якщо заявка подається від ФОП чи фізичної особи, то лист гарантія має бути підписана власне цим ФОП, або фізичною особою. 
При завантаженні Статуту/Положення, треба завантажувати підписаний Статут/Положення.

Помилка: У партнерських проєктах не зазначено  інформацію про партнерів та/або від партнерів не завантажено гарантійних листів, актуального Витягу з ЄДР тощо. 
Як має бути: для партнерських проектів — перевірити, щоб була зазначена інформація про партнерів та щоб від них також були завантажені обов'язкові документи.


ZMINA: Rebuilding - це проєкт, який співфінансується програмою ЄС "Креативна Європа" в рамках спеціального конкурсу заявок на підтримку українських переселенців та українського культурного і креативного секторів. Проєкт є результатом співпраці між фондом ІЗОЛЯЦІЯ (Україна), мережею Trans Europe Halles (Швеція) та організацією Malý Berlín (Словаччина).